Política de Gestió de Documents Electrònics del Ministeri

"Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte" es un documento técnico con directrices, esquema de metadatos, estándares, etc. para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos que produce este Departamento, con el fin de garantizar su preservación para generaciones futuras y facilitar el acceso a la información pública.

Estas directrices han sido elaboradas por la Subdirección General de los Archivos Estatales, la Subdirección General de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con la participación de otras unidades gestoras del Departamento ministerial y ha sido aprobado en la Comisión Ministerial de Administración Digital. Se encuentra también disponible en inglés para su difusión y consulta en el ámbito internacional.

¿Cuáles son sus fortalezas y su singularidad?

Dadas las competencias específicas sobre patrimonio documental y gestión de los archivos intermedios e históricos de la Administración General del Estado (AGE), pueden subrayarse los siguientes puntos fuertes de la PGDE del MECD:

• La Política es consistente con las Normas ISO de gestión de documentos.
• La Política establece sinergias con el Proyecto paneuropeo e-ARK.
• Dedica especial atención a los procesos de valoración, dictamen y eliminación de documentos y expedientes electrónicos por la responsabilidad de este Departamento en dichos procesos a través de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA).
• Aplica el e-EMGDE y apuesta en todo momento por la asignación de metadatos en un entorno multientidad en el ámbito del MECD y en sus archivos dependientes, para asegurar la información de contenido, contexto y estructura a lo largo de todo el ciclo de vida del patrimonio documental nacido digital.
• Aborda los procesos relativos a acceso a los documentos y expedientes electrónicos, en consonancia con lo establecido en la Ley de transparencia, acceso a la información y buen gobierno y en la normativa sectorial de acceso a los archivos aplicable.
• Afronta propuestas sobre el proceso de transferencia de documentos, dadas las atribuciones específicas que este Departamento tiene sobre la gestión y la custodia de los documentos y expedientes producidos por la AGE en su fase de archivo intermedio e histórico, sea cual sea el soporte en el que éstos se hayan generado, como se establece en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
• Se articula en todo momento de forma consistente con el marco normativo que en materia de administración electrónica y patrimonio documental establece la legislación vigente.

Así mismo, este proyecto debe alinearse con otros objetivos estratégicos de alto nivel político como son la Transparencia, el Acceso a la Información Pública, el Buen Gobierno y la Rendición de Cuentas, por lo que se incluyó en el marco del Plan Estratégico de la Secretaría de Estado de Cultura (proyecto 1.9.2).