Formulari de sortida de fons per a biblioteques

Según el artículo 63 de la Ley 16/1985, de 25 de Junio, del Patrimonio Histórico Español , los Bienes de Interés Cultural, así como los integrantes del Patrimonio documental y bibliográfico custodiados en archivos, museos y bibliotecas de titularidad estatal no podrán salir de los mismos sin previa autorización, que deberá concederse mediante Orden Ministerial.

Según este precepto, las bibliotecas de titularidad estatal están obligadas a solicitar la autorización de salida de los fondos a los que se refiere el artículo 63 en caso de digitalización, reproducción de fondos, exposiciones, restauración, encuadernación, traslado de fondos o cualquier otra actividad que implique la salida de fondos de la biblioteca.

Inicio del procedimiento

El procedimiento para la autorización se inicia con la solicitud del Director/Directora de la Biblioteca exponiendo los motivos por los que procede autorizar la salida de los fondos, acompañado siemore del Formulario F1 . En dicho formulario, se detallarán los datos de identificación de la obra: autor, título, pie de imprenta, estado de conservación, y los motivos por los que se solicita.

Restauración, reproducción o encuadernación

Si la salida de obras de la biblioteca está motivada por restauración, reproducción o encuadernación se deberá acompañar además el Formulario F2 . En este formulario se especifican:

• Lugar y fecha de recogida, realización y recepción de obra/s.
• Valoración del seguro 'puerta a puerta' y empresa aseguradora.
• Condiciones requeridas para el transporte y manipulación de la obra/s.

Exposiciones

Si la salida de fondos se solicita para exposiciones, se recomienda seguir las "Normas de préstamo de obras de la biblioteca para exposiciones" y acompañar el Formulario F3 , junto al formulario F1. Se completarán los siguientes datos:

• Datos de la exposición: titulo, lugar, nombre de la institución peticionaria, fecha de inauguración y clausura, características de la sala de exposiciones.
• Lugar y fecha de recogida y recepción de la obra/s.
• Valoración del seguro y empresa aseguradora.
• Condiciones exigidas para el transporte y manipulación de la obra/s.
• Indicar si la obra/s se va a reproducir total o parcialmente en el catálogo.
• Leyenda que debe aparecer en el catálogo.

Reproducción de documentos

La reproducción total o parcial de los manuscritos, los incunables y las obras de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en Bibliotecas o servicios públicos, así como las que, por su relevancia, han sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o están incluidas en el Inventario General de Bienes Muebles del Patrimonio Histórico Español, son objeto de especial protección exigirá la formalización de un convenio. Toda reproducción de dichos fondos deberá ser autorizada por el Ministerio de Cultura y Deporte.

Los acuerdos sobre reproducción de fondos con fines comerciales o publicidad deberán ser formalizados en convenios.

Para más información pueden consultar las "Pautas para la autorización de la reproducción y edición facsímil de las obras conservadas en bibliotecas públicas" .