Si cualquier investigador o usuario de los Archivos Estatales desea hacer un uso público de los documentos para trabajos de investigación, difusión, exposiciones o cualquier otra actividad cultural, ya sean filmaciones para televisión, ediciones comerciales o cualquier otra difusión pública, deberá firmar una Autorización con el Ministerio de Cultura y Deporte . Para ello se contactará previamente con el Archivo que facilitará el modelo de convenio adecuado a la finalidad de la publicación, cuya la presentación será necesaria para tramitar dicha petición de copias. En el modelo de convenio se deberá incluir siempre: los datos personales del solicitante, el código de referencia/signatura del documento/s objeto de la reproducción/edición y la página/folio que se desea reproducir, el título de la publicación donde se va a incluir la reproducción y la denominación de la institución que va a realizar dicha edición.
A la hora de solicitar cualquier licencia de uso, hay que tener cuenta dos elementos:
En la publicación resultante, la procedencia de los documentos o imágenes se citará obligatoriamente de la siguiente manera:
Cuando la publicación se realice fuera de España, la procedencia de los documentos o imágenes se citará de la siguiente forma: