Consulta en sala: autocita y autocopia
CITA PREVIA: AUTOCITA.
El servicio de cita previa es una iniciativa de la Subdirección General de los Archivos Estatales
, del Ministerio de Cultura y Deporte.
Se trata de un proyecto de innovación enmarcado en el Plan Estratégico de los Archivos Estatales y vinculado al European Digital Treasures: Management of centennial archives in the 21st century.
INSTRUCCIONES
Para solicitar cita previa deberá acceder a la web de Cita Previa de Archivos Estatales y seguir los siguientes pasos:
- Debe crearse un perfil específico para este servicio, a través del siguiente enlace: Alta de usuario de cita previa.
- Acceda a la página de reservas y seleccione la fecha de entre las opciones disponibles.
- Podrá seleccionar cita al pulsar sobre el recuadro de “horas de citas disponibles”. ATENCIÓN: el número de puestos que se ofertan por este sistema es de CINCO. Al resto de los puestos de sala se accederá de forma libre hasta completar aforo.
- Compruebe los datos de su cita y pulse la opción “reservar”. Recibirá una confirmación en pantalla y, además, un correo de confirmación en su cuenta de correo electrónico.
Puede comprobar sus citas entrando en su perfil de usuario de este servicio. Asimismo, recibirá un correo recordatorio el día de cada una de sus reservas.
Puede revisar o cancelar sus citas accediendo a su perfil o pulsando el enlace que le aparece en los correos de confirmación de cita.
Las citas han de reservarse con una antelación mínima de 48 horas, y una anticipación máxima de 3 semanas.
Las incidencias en el servicio de cita previa y las solicitudes de cancelación con plazo inferior a 48 horas se atenderán en el correo ags.citaprevia@cultura.gob.es.
Consulta en Sala
El acceso a la sala de consulta es libre y gratuito, sin más requisito que identificarse al acceder al Archivo y el trámite de alta como usuario de los Archivos Estatales (si no está registrado ya como tal).
El acceso y consulta de documentos en el Archivo se rige por las Normas para el acceso y consulta de documentos en los Archivos Estatales (actualización 20-06-2019)
Debido a las últimas restricciones en el territorio de la Comunidad Autónoma de Castilla y León y en aplicación las Directrices de la Subdirección General de los Archivos Estatales, el aforo de la sala de consulta queda limitado a partir del 1 de septiembre de 2021 a un máximo de 16 (DIECISÉIS) usuarios SIN NECESIDAD DE CITA PREVIA.
Se recuerda que aquellos usuarios que deseen tramitar una consulta o petición de reprografía por vía telemática, si no están registrados como usuarios de los Archivos Estatales, deberán darse de alta previamente como tales remitiendo el siguiente formulario cumplimentado a la dirección de correo electrónico ags@cultura.mcu.es. 
Servicio de autocopias en sala
El Archivo ofrece el servicio de autocopias de documentos en la sala de consulta, sin coste alguno y siempre que sea con fines de investigación o docencia.
Este servicio está disponible en todos los Archivos Estatales y queda regulado conforme a lo establecido en la Resolución de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes de 25 de octubre de 2022 por la que se autoriza el servicio de autocopias en la salas de consulta de los Archivos Estatales.
Las principales condiciones que regulan el servicio de autocopias son las siguientes:
- La realización de autocopias queda sujeta a la firma de una declaración responsable por parte de la persona que desee hacer uso del servicio y a la autorización previa por parte del personal técnico del Archivo.
- El número máximo de imágenes permitidas es de 60 imágenes por persona, o 75 imágenes para personas con discapacidad, sobre el conjunto de documentos consultados a lo largo del día, efectuadas siempre bajo supervisión del personal del centro y en espacios acondicionados para ello.
- Las imágenes realizadas mediante autocopias sólo podrán usarse con fines de uso personal, para la investigación o la docencia. El uso de estas imágenes con fines facsimilares, editoriales o comerciales estará sujeto al procedimiento de licencias de uso de imágenes.
- La Dirección del Archivo podrá plantear límites o exclusiones al servicio de autocopia en función del estado de conservación o las características físicas de la documentación, o si esta ha sido previamente digitalizada y sus imágenes ya están en PARES para su libre disposición.
- Se podrán efectuar autocopias de los instrumentos de descripción que estén disponibles en la sala de consulta del Archivo, siempre que sean de autores o autoras en dominio públicoEnlace externo, se abre en ventana nueva y no presenten restricciones de propiedad intelectual. En el caso de instrumentos de descripción con una antigüedad inferior a 70 años, podrán efectuarse autocopias hasta un máximo del 20% de los mismos, siempre que sólo se encuentren disponibles en la sala de consulta y no hayan sido objeto de difusión pública por otra vía.
- No se permite la toma de imágenes generales de la sala de consulta ni del resto de instalaciones del Archivo. La realización de este tipo de imágenes estará sujeta al procedimiento de uso de espacios.
Listado de agrupaciones documentales excluidas del servicio de autocopias en el Archivo General de Simancas.
Las agrupaciones documentales conservadas en el Archivo General de Simancas que quedan excluídas del servicio de autocopia son las siguientes:
- Patronato Real.
- Cámara de Castilla - Diversos.
- Cámara de Castilla - Libros registro - Libros generales de la Cámara (libros CCA,CED,1 a CCA,CED,246).
- Secretaría de Guerra. Series americanas (legajos desde SGU,LEG,6799 a SGU,LEG,7328).
- Registro General del Sello. Años 1454 - 1501.
- Consejo de Estado - Negociación de Génova.
- Catastro del marqués de la Ensenada. Respuestas Generales (legajos DGR,1RE,1 a DGR,1RE,672), exceptuando los libros de Mayor Hacendado.
- Catastro del marqués de la Ensenada . Expedientes de comprobación del Reino de Galicia.
- Mapas, Planos y Dibujos.
Estas agrupaciones documentales quedan excluidas del servicio de autocopia por motivos de conservación ya que las imágenes de los documentos se encuentran disponibles en PARES.
En última instancia, el Archivo se reserva el derecho a no autorizar el servicio de autocopia en documentos pertenecientes a otras agrupaciones documentales que no estén contempladas en el presente listado cuando sus imágenes también se encuentren disponibles en PARES, estén en mal estado de conservación o el autocopiado pueda afectar a su preservación.
Nota: en cualquier caso, el servicio de Sala del AGS podrá limitar la consulta física de documentación si existen en el Archivo imágenes digitales, estén o no publicadas en PARES. El servicio de Sala proporcionará a los investigadores dichas imágenes en sustitución de la consulta de la documentación física.